אישורי ההגעה כבר הגיעו, האולם ביקש מפת שולחנות עד יום חמישי, ועכשיו צריך להחליט מי יושב ליד מי. סידור הושבה לחתונה, לבר מצווה או לאירוע חברה הוא אחת המשימות הכי מתישות בהכנות. כלי סידור ההושבה לאירוע מרכז את הכול במקום אחד: רשימת מוזמנים, שולחנות, הושבה בגרירה או אוטומטית, ובסוף מפה מודפסת לאולם ורשימה לפי א״ב לכניסה.
איך עושים סידור הושבה לאירוע, צעד אחר צעד
- שולחנות: קובעים כמה שולחנות ומקומות בכל שולחן, ואם רוצים, נותנים שמות כמו "שולחן הכלה" או "שולחן המשפחה". בכל שולחן אפשר לשנות בנפרד את מספר המקומות, למשל שולחן אבירים של 20.
- מוזמנים: מדביקים שורה לכל הזמנה: שם, קבוצה וכמה מגיעים. למשל "משפחת כהן, משפחת החתן, 4". יש רשימה באקסל? מעלים את הקובץ ובוחרים איזו עמודה היא השם, הקבוצה והכמות.
- הושבה: לוחצים "הושבה אוטומטית", ואז מתקנים ידנית.
- הדפסה: מפת שולחנות, רשימה לכניסה, וכרטיסי ישיבה.
הקבוצות הן הסוד
העמודה החשובה ביותר ברשימה היא הקבוצה: "משפחת הכלה", "חברים מהצבא", "עבודה של אבא". ההושבה האוטומטית מושיבה כל קבוצה באותו שולחן כשיש מקום. כשקבוצה גדולה משולחן, למשל 26 בני דודים, היא מתפצלת על כמה שולחנות ומנסה למלא אותם ברצף. הזמנה אחת, כמו משפחה של חמישה, אף פעם לא מתפצלת בין שולחנות.
כל קבוצה מקבלת צבע משלה על התגית של האורח, כך שרואים מיד אם מישהו מהעבודה נתקע בשולחן של השכנים.
"הושבה אוטומטית" מטפלת רק במי שעוד לא הושב, כך שהשיבוצים הידניים שלכם נשמרים. "סידור מחדש של כולם" מתחיל מאפס.
תיקונים ידניים, גם מהטלפון
במחשב גוררים אורח משולחן לשולחן. בטלפון לוחצים על האורח, ואז על השולחן הרצוי, או בוחרים שולחן מהתפריט שנפתח בתחתית המסך. בתפריט מופיע גם כמה מקומות תפוסים בכל שולחן, למשל 9/10. שולחן עמוס מדי מסומן באדום ומופיעה אזהרה, וכשיש יותר אורחים ממקומות באולם, הכלי אומר בדיוק כמה מקומות חסרים.
יש גם שדה חיפוש: מקלידים "לוי" וכל האורחים שזה בשם שלהם או בקבוצה שלהם מסומנים.
מה מדפיסים בסוף
- מפת שולחנות: כל שולחן בריבוע עם שמו, מספר התפוסים ושמות היושבים. זה מה שהאולם ומנהל האירוע צריכים.
- רשימה לכניסה: כל האורחים לפי א״ב עם מספר השולחן, בשתי עמודות ובאותיות גדולות. אפשר למיין לפי שם משפחה, כך ש"יוסי כהן" מופיע תחת כ׳.
- כרטיסי ישיבה: "העתקה לכרטיסי ישיבה" מעתיק שם ושולחן לכל אורח. פותחים את דפי המדבקות להדפסה, בוחרים מצב רשימה ומדביקים.
- CSV לאקסל: הרשימה המלאה עם שולחנות, למי שרוצה לשלוח לאולם קובץ.
איפה זה נשמר, ומה עם פרטיות
רשימת מוזמנים היא מידע אישי, ולכן היא לא עולה לשום שרת. הכול נשמר אוטומטית בדפדפן במכשיר שלכם. כדי לעבוד גם מהמחשב של בן או בת הזוג, לוחצים "שמירת קובץ גיבוי", שולחים את הקובץ, ובמחשב השני לוחצים "טעינת קובץ גיבוי". כדאי לשמור גיבוי גם לפני ניקוי היסטוריית הדפדפן.
כמה טיפים מהשטח
- השאירו בכל שולחן מקום פנוי אחד או שניים. תמיד מגיע מישהו שלא אישר.
- הושיבו קודם את השולחנות הרגישים ידנית (סבים, משפחה קרובה), ורק אחר כך הפעילו הושבה אוטומטית לשאר.
- עדכנו את הכמויות לפי אישורי ההגעה האחרונים לפני שמדפיסים לאולם.
ועוד דבר: את מספר השולחנות אפשר לשנות גם אחרי שהתחלתם. אורחים שישבו בשולחן שהוסר חוזרים לרשימת "עוד לא הושבו", ושום שם לא הולך לאיבוד.
עוד כלים שיעזרו
- מנות לאירוע: כמה אוכל להזמין לפי מספר האורחים.
- דפי מדבקות להדפסה: כרטיסי ישיבה ומדבקות שמות.
- אקסל ל-CSV: כשהאולם מבקש קובץ פשוט.
הכלים מהמדריך