מערכת דיוור, ייבוא אנשי קשר לגוגל, קליטת מוצרים לחנות אינטרנטית או תוכנת הנהלת חשבונות: הרבה מערכות מבקשות קובץ CSV ולא קובץ אקסל. הבעיה מתחילה כשבקובץ יש עברית, ובמקום שמות לקוחות מופיעים סימנים משובשים. המרת אקסל ל-CSV הופכת גיליון אקסל לקובץ CSV עם קידוד שמתאים לעברית, בתוך הדפדפן, בלי להעלות את הקובץ לשרת.
איך ממירים אקסל ל-CSV
- גוררים קובץ XLSX, XLS או ODS לאזור המסומן, או לוחצים עליו ובוחרים קובץ. הגודל המרבי הוא 25MB.
- מופיעה תצוגה מקדימה של 15 השורות הראשונות, ובצד מופיע מספר השורות והעמודות בגיליון.
- אם בקובץ יש כמה גיליונות, בוחרים ברשימה "גיליון" את הגיליון הרצוי. התצוגה המקדימה מתעדכנת.
- בוחרים מפריד: פסיק, נקודה-פסיק או טאב.
- משאירים מסומן את "קידוד שמתאים לפתיחה באקסל עם עברית", ולוחצים "הורדת CSV".
הקובץ שיורד נקרא כמו קובץ האקסל המקורי. בקובץ עם כמה גיליונות מתווסף לשם גם שם הגיליון, כך שקל להבדיל בין הקבצים.
הקובץ נקרא ומומר בתוך הדפדפן, כך שגם רשימת לקוחות עם טלפונים וכתובות לא עוברת לשום שרת. זה חשוב במיוחד לעסקים, שמחויבים לשמור על פרטיות המידע של הלקוחות. אחרי ההמרה כדאי לפתוח את הקובץ בעורך טקסט פשוט, כמו פנקס הרשימות, ולוודא שהעברית והעמודות נראות כמו שצריך, לפני שמעלים אותו למערכת היעד.
למה העברית משתבשת ב-CSV
קובץ CSV הוא קובץ טקסט פשוט, בלי מידע על השפה או על הקידוד שלו. הכלי שומר אותו בקידוד UTF-8, שתומך בעברית. אבל אקסל, כשהוא פותח CSV בלחיצה כפולה, לא תמיד מנחש שמדובר ב-UTF-8, ואז העברית יוצאת כמו "שלו×". האפשרות "קידוד שמתאים לפתיחה באקסל" מוסיפה לתחילת הקובץ סימון קטן ונסתר (BOM), שאומר לאקסל לקרוא את הקובץ נכון.
מתי לבטל את הסימון? יש מערכות ייבוא ותיקות או סקריפטים שלא מצפים ל-BOM. אצלן שם העמודה הראשונה נקלט עם תווים מוזרים בתחילתו, או שהעמודה לא מזוהה. אם זה קורה, מורידים שוב את הקובץ בלי הסימון. לרוב המערכות המומלץ הוא להשאיר אותו מסומן.
איזה מפריד לבחור
- פסיק: ברירת המחדל, ומתאים לרוב המערכות ולאקסל בהגדרות ישראליות. תא שיש בו פסיק, כמו כתובת, נעטף אוטומטית במרכאות כדי שלא יתפצל.
- נקודה-פסיק: למערכות ולמחשבים בהגדרות אזוריות אירופיות, שבהן הפסיק משמש כנקודה עשרונית. אם אקסל מציג את כל השורה בתא אחד, זה בדרך כלל הסימן שצריך מפריד אחר.
- טאב: כשמערכת היעד מבקשת קובץ מופרד בטאבים (TSV), או כשהנתונים מלאים בפסיקים ורוצים קובץ שקל לקרוא גם בעין.
טעויות נפוצות, ואיך להימנע מהן
- אפסים מובילים: מספרי טלפון כמו 0501234567, תעודות זהות שמתחילות ב-0 ומיקודים. אם בגיליון המקורי הם שמורים כטקסט, הם יוצאים נכון ב-CSV. אבל כשפותחים את ה-CSV שוב באקסל, הוא עלול להפוך אותם למספר ולמחוק את האפס. מעלים את הקובץ ישר למערכת היעד, בלי לפתוח ולשמור אותו מחדש באקסל.
- נוסחאות ועיצוב: CSV שומר רק את התוצאה שמוצגת בתא, לא את הנוסחה. צבעים, גופנים, גרפים והערות לא עוברים. בתאים ממוזגים הערך נשאר רק בתא הראשון.
- גיליון אחד בכל קובץ: CSV מכיל גיליון אחד בלבד. בקובץ עם כמה גיליונות מורידים כל גיליון בנפרד.
- תאריכים: תאריכים יוצאים כמו שהם מוצגים בגיליון. אם מערכת היעד מצפה לתבנית מסוימת, למשל שנה-חודש-יום, משנים את עיצוב התאריך באקסל לפני ההמרה.
- שורת כותרת: רוב מערכות הייבוא מצפות שהשורה הראשונה תהיה שמות העמודות. מוחקים מראש שורות של כותרת מעוצבת או לוגו מעל הטבלה.
- קובץ מוגן בסיסמה: הכלי לא יכול לקרוא אותו. מסירים את ההגנה באקסל ומנסים שוב.
עוד כלים שיעזרו
- מחשבון מע״מ: מחיר עם ובלי מע״מ 18%, לפני שמעלים מחירון למערכת.
- מחשבון אחוזים: הנחות, עליות מחיר ושינוי באחוזים.
- תיקון ג׳יבריש: לתאים שהוקלדו בשפה הלא נכונה במקלדת.
הכלים מהמדריך