טופס באתר ממשלתי שמסרב לקבל קובץ מעל כמה מגה, מייל שחוזר בגלל צרופה כבדה, או סריקה של חמישה עמודים ששוקלת 20MB. ברוב המקרים הפתרון הוא לכווץ PDF. כיווץ PDF ב-773 Tools מקטין קבצים כבדים, ובמיוחד מסמכים סרוקים, ישירות בדפדפן ובלי להעלות אותם לשרת.
למה קובץ PDF יוצא כל כך כבד
PDF שנוצר מוורד או מתוכנת הנהלת חשבונות שוקל בדרך כלל מעט, כי הוא בנוי מטקסט. הבעיה מתחילה בסריקות ובצילומים: כל עמוד הוא תמונה, ולפעמים ברזולוציה גבוהה בהרבה ממה שצריך כדי לקרוא אותו. סורק משרדי שמוגדר ל-600 DPI בצבע, או צילומים מהטלפון שהפכו ל-PDF, יכולים להגיע ל-2-5MB לעמוד. לשם השוואה, Gmail מגביל צרופות ל-25MB, והרבה טפסים מקוונים מגבילים לכמה מגה בלבד.
איך מכווצים PDF
- גוררים קובץ PDF לחלון או לוחצים לבחירה, עד 25MB.
- בוחרים רמת כיווץ: קלה, בינונית או חזקה. בינונית מסומנת מראש ומתאימה לרוב המסמכים.
- לוחצים "כיווץ והורדה". פס התקדמות מראה איזה עמוד מעובד כרגע.
- בסיום מופיעים המשקל לפני, המשקל אחרי ואחוז החיסכון, והקובץ המכווץ יורד אוטומטית, עם התוספת small בשם.
אם הגרסה המכווצת לא יצאה קטנה מהמקור, הכלי לא מוריד אותה ומודיע שהקובץ כבר דחוס.
קלה, בינונית או חזקה: מה ההבדל
הכלי הופך כל עמוד לתמונה דחוסה ובונה ממנה PDF חדש באותו גודל עמוד. רמת הכיווץ קובעת את הרזולוציה ואת עוצמת הדחיסה:
- קלה: כ-115 נקודות לאינץ׳ ואיכות גבוהה יחסית. מתאימה לחוזים, לדפי בנק ולכל מסמך עם אותיות קטנות או הערות שוליים.
- בינונית: כ-95 נקודות לאינץ׳. קריאה נוחה על המסך, ומתאימה לרוב הטפסים, האישורים והתלושים.
- חזקה: כ-72 נקודות לאינץ׳ ודחיסה חזקה. למקרים שבהם חייבים לעמוד במגבלה נמוכה, למשל צילום תעודה או קבלה, שבהם מספיק שהטקסט יהיה קריא.
כדאי להתחיל בבינונית. אם הקובץ עדיין גדול מדי, עוברים לחזקה. אם האותיות הקטנות נראות מטושטשות, חוזרים לקלה. תמיד מכווצים מהקובץ המקורי, לא מגרסה שכבר כווצה.
מתי כיווץ PDF לא כדאי
- מסמך דיגיטלי עם טקסט: PDF מוורד או מאתר כבר קטן. הפיכת העמודים לתמונה לא תחסוך הרבה, ולפעמים אפילו תגדיל אותו.
- כשצריך לסמן ולהעתיק טקסט: אחרי הכיווץ הטקסט הוא חלק מתמונה. אי אפשר לחפש בו, להעתיק ממנו או ללחוץ על קישורים, ושדות מילוי לא נשמרים.
- מסמך עם חתימה דיגיטלית מאומתת: הקובץ החדש לא נושא את אימות החתימה. שולחים את המקורי.
טיפים לפני ששולחים
- פותחים את הקובץ המכווץ ומגדילים ל-100%. בודקים מספרים, תאריכים, חתימות ואותיות קטנות.
- צריך רק חלק מהמסמך? מפצלים קודם ושולחים רק את העמודים הרלוונטיים. זה חוסך יותר מכל רמת כיווץ.
- סורקים מסמכים חדשים? הגדרת הסורק ל-200 DPI בשחור-לבן או בגוני אפור מספיקה לרוב המסמכים, וחוסכת את הכיווץ מראש.
- קובץ שמוגן בסיסמה לא ייפתח בכלי. מסירים את הסיסמה קודם.
- שולחים כמה מסמכים באותו מייל? אפשר לאחד אותם לקובץ אחד ולכווץ פעם אחת, במקום לטפל בכל אחד בנפרד ולהסתבך עם צרופות.
שאלות נפוצות על כיווץ PDF
- איך מכווצים PDF מתחת ל-1MB? מתחילים ברמה בינונית, ואם צריך עוברים לחזקה. במסמך ארוך, פיצול לחלקים או שליחה של העמודים הנחוצים בלבד יעזרו יותר.
- כמה זמן זה לוקח? בדרך כלל שנייה עד כמה שניות לעמוד, תלוי במכשיר. במסמך של עשרות עמודים בטלפון משאירים את הדף פתוח עד הסוף.
- המסמך נשלח לשרת? לא. העמודים מעובדים בדפדפן, ותלושים, חוזים ומסמכים רפואיים לא יוצאים מהמכשיר.
עוד כלים שיעזרו
- פיצול PDF: להוציא רק את העמודים שצריך לפני הכיווץ.
- תמונות ל-PDF: להפוך צילומי מסמכים לקובץ אחד, ואז לכווץ.
- כיווץ תמונות: כשהטופס מקבל גם JPG, לפעמים זה הפתרון הפשוט יותר.
הכלים מהמדריך